Hoe SBE in tien jaar tijd een welzijnsbeleid bouwde dat écht leeft
Toen SBE, een studie- en ontwerpbureau voor complexe infrastructuurprojecten, in 2015 nog met zeventig collega’s op één locatie in Sint-Niklaas zat, kende iedereen elkaar. Tien jaar later telt de organisatie meer dan 300 medewerkers, verspreid over kantoren in Sint-Niklaas, Namen, Mechelen, Oostkamp, Rotterdam en Valencia. Die groei bracht een nieuwe uitdaging met zich mee: hoe houd je mensen fysiek actief en verbonden als het bedrijf te groot wordt om het nog vanzelf te ‘voelen’? Bernd, well-being manager bij Ready2Improve, ging in gesprek met Sam, die sinds 2019 het welzijnsbeleid SBE–FIT trekt. Hun gesprek is een schoolvoorbeeld van hoe een welzijnsbeleid organisch kan groeien én waarom dat net de kracht ervan is.
Zelf het stuur in handen nemen
SBE-FIT begon met een kleine werkgroep van zes medewerkers, waaronder iemand van HR, iemand van de welzijns- en preventiedienst en vier collega’s uit verschillende delen van de organisatie.
Vandaag werkt SBE met regionale ambassadeurs: per kantoor zijn er één of meerdere collega’s die activiteiten mee organiseren en ideeën verzamelen. In Sint-Niklaas, waar de grootste groep medewerkers werkt, zijn dat er bijvoorbeeld vijf. Ondertussen is HR ook niet langer betrokken in de werkgroep: SBE–FIT wordt volledig gedragen door collega’s uit de organisatie zelf, wat het net laagdrempeliger maakt. Zoals Sam het verwoordt: “Bij sommige bedrijven voelt een sportbeleid dat door HR wordt opgelegd als een verplichting. Bij SBE is het net het tegenovergestelde.”
Een klein team, regionale ambassadeurs en écht vertrouwen
De werkgroep komt maandelijks fysiek samen. Elk kantoor heeft eigen regionale ambassadeurs die activiteiten organiseren. Eén keer per jaar wordt een volledig plan opgemaakt voor het jaar erop, met zowel een budget als een inschatting van de uren die eraan besteed worden. Wordt dat goedgekeurd, dan krijgt het team volledige vrijheid om het uit te voeren.
Dat vertrouwen is wederzijds gegroeid. “Ze weten ook: als we iets doen, is dat niet zomaar. We organiseren geen bootcamp om 6u ‘s ochtends of een ultraloop waar slechts een handvol collega’s zich vertrouwd mee voelt”, zegt Sam. Dat is meteen ook een advies voor andere organisaties: geef een welzijnsteam tijd, budget én vertrouwen. En het team zal dat vertrouwen waarmaken.
Een vast aanbod, aangevuld met verrassing
SBE–FIT combineert vaste waarden met voortdurende vernieuwing. Om de twee weken wisselen bootcamp en yoga elkaar af, maandelijks wordt er samen gepadeld. Daarnaast is er een lange lijst extra’s: collega’s die elkaar warm maken voor hun sport of hobby (‘colleague to colleague initiations’ zoals wakeboarden, crawl zwemmen of inline skaten), proefsessies swissjump of basketbal en tijdens de middagpauze toernooitjes kubb, petanque, darts of pingpong. Dat zijn activiteiten die volgens Sam “fantastisch goed werken” dankzij de competitiedrang van collega’s.
Wat níet werkte, is minstens zo leerzaam: een kundalini-yogasessie die als te ‘zweverig’ werd ervaren en workshops rond gezonde voeding waar amper animo voor was. “Wij zijn hier heel rationeel ingesteld”, vertelt Sam. De les: een welzijnsbeleid moet aansluiten bij wie je collega’s zijn, niet bij wat op papier goed klinkt.
FITEMON: laagdrempelige gamification zonder Strava
Elk jaar loopt van april tot september een grote jaaractie, het uithangbord van SBE–FIT. Dit jaar heet die actie ‘FITEMON’, geïnspireerd op Pokémon: 25 schattige met AI–gegenereerde diertjes in SBE-huisstijl, elk gekoppeld aan een sportieve uitdaging. Wie de challenge haalt, ‘vangt’ de FITEMON.
“Een belangrijke kernwaarde van SBE-FIT is laagdrempeligheid. We doen deze challenges dan ook niet met een Strava-koppeling, maar met een eenvoudig Excelbestand. Iedereen kan dat gebruiken en houdt daarin zijn voortgang bij. In het persoonlijk overzicht, of FITEDEX zoals wij het noemen, zie je welke ‘FITEMON’ je behaald hebt. Elke deelnemer krijgt ook een fysiek exemplaar van de FITEDEX, waar je stickers in kan verzamelen. Het team met de meeste gevangen FITEMON wint een groepsactiviteit en ook individueel vallen er prijzen te winnen.
Dat eenvoudige concept maakt indruk op Bernd. “Je maakt van bewegen een spel, zonder dat je daar een ingewikkeld systeem voor nodig hebt. Die combinatie van eenvoud, competitie en beleving vind ik straf.”
Het voorbeeld toont een kernprincipe van SBE–FIT: kies voor tools die iedereen zonder drempel kan gebruiken en maak vooruitgang zichtbaar: ook fysiek, niet alleen digitaal.
Welzijn breder dan beweging, maar bewust afgebakend
SBE–FIT focust bewust op beweging en verbondenheid, minder op mentaal welzijn of ergonomie. Die laatste twee zijn elders in de organisatie verankerd: teamcoaches begeleiden groepen van tien à twaalf collega’s en houden vier keer per jaar een check-in gesprek, en ergonomie valt onder de veiligheids- en welzijnscoördinator. “Zo hebben we dat een beetje losgeknipt van SBE–FIT”, legt Sam uit. “Een bewuste keuze om scope en eigenaarschap helder te houden.”
Voor gezonde voeding heeft SBE een eigen bedrijfscafé, met een vaste chef die elke middag kookt voor de collega’s, aan democratische prijzen.
Hoe SBE luistert naar wat leeft
Naast een digitale suggestiebox die het hele jaar door open staat, organiseert SBE sinds dit jaar een jaarlijkse ‘FIT factor’-meting: eenvoudige testjes zoals een flexibiliteits– en reactiesnelheidstest, aangevuld met een vragenlijst waarin expliciet gepeild wordt naar noden en wensen voor het volgende jaar. Aan het einde van elk jaar worden alle ideeën samen bekeken met het budget en de visie voor het jaar erna.
Sam’s tips voor bedrijven die willen starten
Op de vraag wat ze andere bedrijven zou meegeven, is Sam duidelijk: “Hoe laagdrempeliger je het houdt en hoe zichtbaarder je het maakt, hoe meer mensen je kan aanspreken om deel te nemen.” En: wees niet bang om iets te organiseren waar uiteindelijk geen behoefte aan blijkt, dat is een leerproces. “Je kan op dag één nooit het perfecte welzijnsbeleid neerzetten.”
Even belangrijk: niet iedereen forceren. “Collega’s die buiten SBE al veel sporten, hoeven niet op elke activiteit te verschijnen, dat zijn ook niet de mensen die wij willen bereiken.” Het doel is niet om van iedereen een topsporter te maken, maar om zoveel mogelijk collega’s een paar keer per jaar in beweging te krijgen. En als hetzelfde publiek steeds terugkomt op dezelfde activiteiten? Dan is het tijd voor iets nieuws. Creativiteit is minstens zo belangrijk als consistentie.
Het echte geheim: tijd en budget
Sam is eerlijk over wat SBE–FIT mogelijk maakt: “Dat is enkel mogelijk doordat we die tijd en dat budget daarvoor krijgen. Als ik dat buiten de werkuren zou moeten doen, was het nooit geworden wat het nu is.” Een welzijnsbeleid dat je zelf uitbouwt vraagt een reële investering in mensen en uren, maar levert daarmee ook een beleid op dat volledig op maat van de organisatie zit.
Schakel de hulp van onze well-being manager in
Het verhaal van SBE toont dat een sterk welzijnsbeleid geen kant-en-klaar programma is, maar een groeiproces: van een kleine werkgroep in 2019 tot een volwaardig beleid met bootcamp, padel, jaarlijkse gamified challenges en zelfs een eigen gezond bedrijfscafé. Laagdrempelig beginnen, goed luisteren naar collega’s en de tijd en het vertrouwen krijgen om te experimenteren, dat is wat SBE–FIT jaar na jaar doet groeien. Een inspirerend voorbeeld voor elke organisatie die serieus werk wil maken van het welzijn van haar medewerkers.
Kan je hierbij toch wat externe hulp gebruiken? Onze well-being manager Bernd staat jullie graag bij. Van het uitstippelen van een plan tot, indien gewenst, zelfs het opvolgen ervan.
Of wil je graag een kant-en-klare challenge implementeren? Dan is Het Fitste Bedrijf een ideaal startproject.